طريقة تخصيص إعدادات الرد الآلي لمعالجة أسئلة العملاء بشكل أفضل

الرد التلقائي للمحادثات الواردة على تطبيق المراسلة الـ Whatsapp، هي ميزة غاية في الأهمية خاصة للشركات
والأفراد الذين يتلقون كمية كبيرة من الرسائل على مادار اليوم. يساعد تخصيص إعدادات المحادثة التلقائية هاته، إلى
تحسين قدرتك بشكل كبير على معالجة أسئلة العملاء بشكل أفضل. في العالم الرقمي اليوم، يتوقع العملاء ردودًا
سريعة و دقيقة على استفساراتهم، خاصة ما يتعلق منها بالأسئلة الشائعة، وقد يشمل ذلك أسئلة حول المنتج أو أوقات
الشحن أو سياسة الإسترداد وغير ذلك. من خلال معالجة الأسئلة أو المخاوف الشائعة للعملاء عن طريق الرد الآلي،
يمكن توفير الكثير من الوقت لفريق الدعم و التركيز على الاستفسارات الأكثر تعقيدًا. فيما يلي ستتعرف على طريقة
تخصيص إعدادات الرد الآلي لواتساب بوت، لمعالجة أسئلة العملاء بشكل أفضل على الواتساب.

إنشاء قوالب جاهزة الإرسال لإعدادات المجيب الآلي

لا يمكن المبالغة في أهمية إعداد نماذج إرسال للردود التلقائية على Whatsapp في الحفاظ على التواصل الفعال والمهني. سواء كنت تجيب على الأسئلة المتداولة أو تعالج كميات كبيرة من المعلومات، تتيح لك هذه القوالب المصممة مسبقًا الرد بسرعة على سلسلة من الأسئلة المتداولة ببضع نقرات فقط. هذا مهم بشكل خاص للشركات والمؤسسات لأنها توفر الوقت الثمين، وتعكس هذه الممارسة للمستلمين أن رسائلهم تحظى بالتقدير والاعتراف.

ومن أجل تخصيص القوالب الجاهزة الإرسال في واتساب بوت وإضفاء لمسة شخصية لها، يكفي الانتقال إلى لوحة التحكم، ثم تقوم بالضغط على خيار “القوالب والرسائل” “إضافة قالب“.

في هذه الخطوة، تقوم بتخصيص إعدادات القوالب الجاهزة حسب ما يناسبك. تبدأ بتعيين “اسم القالب“، وكتابة “محتوى الرسالة“، مع إمكانية إضافة مرفقات Multimedia أيضا.

يمكنك تنسيق الرسالة الآلية أكثر عبر اختيار “المتغيرات المتاحة“، مثل اسم واتساب الراسل أو النص المتغير، وكذا إضافة خيارات الأزرار والقائمة أيضا.

تضمن القوالب الجاهزة الإرسال المصممة بشكل جيد أن تكون الرسائل دقيقة وخالية من الأخطاء الإملائية أو النحوية. ذلك من شأنه أن يعزز تجربة تواصل إيجابية مع العملاء، والحفاظ على نمط الصورة الاحترافية للشركة.

ربوتات المحادثة لخدمة واتساب بوت

يوفر واتساب بوت مجموعة من خيارات تخصيص الردود الآلية لتحسين تجربة دعم العملاء بشكل أفضل على الواتساب. من بين هذه الخيارات، نجد خاصية إنشاء روبوتات المحادثة أو المجيب الآلي الذي يسمح بإنشاء محادثة تلقائية للرد على الأسئلة الشائعة أو المتداولة للعملاء. وللوصول إلى الميزة، تقوم أولا بتسجيل الدخول إلى حسابك واتساب بوت. في لوحة التحكم المنصة، تقوم بالتوجه إلى قسم “المجيب الآلي“، وتحديد خيار “الرسائل الافتتاحية“، ثم تنقر على خيار “إضافة رسالة افتتاحية“.

يمكنك تخصيص إعدادات الرسائل الافتتاحية، بآختيار قوالب الإرسال المعدة مسبقا أو يمكنك إنشاء واحد جديد. بالنسبة للإعدادات الأخرى، فيمكنك التعامل معها بحسب ما يناسبك.

تخصيص إعدادات الرسائل التفاعلية في واتساب بوت

في قسم “المجيب الآلي“، يمكنك أيضا تخصيص إعدادات الرسائل التفاعلية والبقاء على تواصل مع عملائك في كل مرة تستقبل فيها رسائل جديدة. ويمكنك فعل ذلك بالضغط على خيار “الرسائل التفاعلية” مرورا بـ “إضافة رسائة تفاعلية“، ثم يمكنك البدء في التعامل مع الإعدادات الافتراضية، مثل اختيار قوالب الإرسال المعدة مسبقا أو إنشاء واحد جديد، وإعدادات أخرى.

ضمن إعدادات الرسائل التفاعلية، يمكنك الاستفادة أيضا من خاصية “التعلم الذاتي” و “الذكاء الاصطناعي” المدمجة. تعمل الخاصية الأولى على حفظ إجاباتك المتداولة لاستفسارات العملاء لاستخدامها فيما بعد. بشكل عام، تقوم هذه الميزة بحفظ الإجابة الذي قمت بتقديمها للعميل، ثم يتم تلقائيا إنشاء قالب إرسال وإضافة هذه الإجابة أو الردود إلى قائمة الرسائل التفاعلية. وفي حال أعاد العميل إرسال هذه الرسالة مستقبلاً، سيتم تلقائياً إرسال الرد السابق الذي تم تقديمه.

أما بالنسبة لخاصية “الذكاء الاصطناعي“، تقوم هذه الميزة بمحاولة استنباط الردود المناسبة على الرسائل الجديدة، عن طريق تحليلها مع قوائم الرسائل التفاعلية المحددة مسبقًا في سبيل تجهيز إجابات واقعية. ولتحقيق أقصى قدر من الفعالية، يفضل أن تقوم بتضمين كمية رسائل كبيرة ذات جمل في الردود التفاعلية، من أجل تقدير الاستجابات المناسبة.